Zoho ist eine webbasierte Anwendung, um Online Dokumente zu erstellen und zu bearbeiten. Vorteil dieser Lösung ist, dass Sie Ihre Dokumente direkt im Browser erstellen und bearbeiten können. Arbeiten Sie an einem Rechner, an dem zum Beispiel keine Office Programme installiert sind, haben Sie trotzdem die Möglichkeit Daten zu erstellen. Einige Collaboration Tool Anbieter nutzen Zoho auch, um die Bearbeitungsfunktion von Dokumenten in Ihren Lösungen zur Verfügung stellen zu können. Über Zoho lassen sich auch Office Dateien öffnen und bearbeiten. Desweiteren steht Ihnen der Weg über den Uplaod zur Verfügung. Hier können Sie bestehende Dokumente von Ihrem PC hochladen. Ob Dokumente, Tabelle, Bilder oder Musik. In zoho können Sie all Ihre Daten verwalten.
Um Daten mit weiteren Personen zu teilen, können Sie diese freigeben. Dies Funktion erlaubt das Teilen mit Mitarbeitern Ihrer Organisation sowie mit externen Partnern. Dies hat den Vorteil, dass bei großen Projekten, in denen auch zum Beispiel Agenturen involviert sind, diese auch auf Ihre Daten zugreifen können.Möchten Sie Daten intern freigeben können Sie Mitglieder einladen. Ist der gewünschte Mitarbeiter noch nicht Teil Ihres Teams, müssen Sie diesen zuvor noch hinzufügen. Bei der Einladung von Mitgliedern können Sie direkt bestimmen, ob diese nur über Lese- oder auch Schreibrechte verfügen.Geben Sie Dokumente für externe frei, wird eine E-Mail mit einem Link zu Ihrem Dokument generiert. Während der Freigabe schützen Sie Ihr Dokument vor fremden und unbefugten Zugriffen, indem Sie dieses mit einem Passwort sowie einer Ablauffrist versehen können. Empfänger können sich nun die Datei herunterladen, aber nicht bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Dokumente und keine ganzen Ordner freigeben können.
Möchten Sie Daten einsehen oder ändern, können Sie dies direkt im Browser. Ein Download der Dokumente ist hierfür nicht notwendig. Über die Versionsfunktion können Sie alte Dokumente einsehen und bei Bedarf wieder herstellen. Wurden Daten ausversehen überschrieben oder möchten Sie Änderungen nocheinmal nachverfolgen, ist dies kein Problem. Bei der Speicherung einer neuen Version muss nur darauf geachtet werden, dass Sie nicht den Befehl “Speicher unter” sondern “Version erstellen” auswählen, da Ihr Dokument sonst überschrieben wird. Innerhalb der Anwendung können Sie ebenfalls Gruppen erstellen. Dies erleichtert die Kommunikation sowie die Organisation, da Sie ein Dokument für eine gesamte Gruppe freigeben können. Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit Neuigkeiten über einen Gruppen-Chat zu diskutieren oder diese über eine Rundmail an alle Ihre Kollegen zu senden.
Ab der Standard Version, haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, Nutzern Aufgaben zuzuordnen. Durch das Hinzufügen von Deadlines können Sie Projekte effizienter organisieren und durchführen. Durch die E-Mail Integration, können Sie Dokumente und Dateien ganz einfach per Mail in zoho speichern. Hierfür müssen Sie die Datei nur an eine von zoho zur Verfügunggestellte E-Mail Adresse senden. Der Upload geschieht dann automatisch, ohne dass Sie sich in der Anwendung einloggen müssen. Dieses Feature steht Ihnen ab dem Premium Account zur Verfügung.