Die Dokumentenverwaltung in hellohousing ist ausbaufähig. Eine separate Ablage gibt es nicht. Sie können einzelne Ausgaben speichern, für die Betriebskostenabrechnung umlegen und dafür einen Beleg hochladen. Das hat im Test unproblematisch geklappt. In der Mieterübersicht besteht außerdem die Möglichkeit, zu Dokumente zu einzelnen Mieter:innen abzulegen sowie sich Notizen zu machen.
Die Belegsammlung ist minimalistisch, aber hilfreich
Screenshot: trusted.de
Quelle: app.hellohousing.de
In der Belegübersicht werden alle Belege in Listenform gespeichert. Eine Such- und Filterfunktion sorgt dafür, dass wir Belege schneller wiederfinden konnten, wobei die Filterfunktion sehr umfangreich ist und z.B. nach Kostenart, Zeitraum, Status der Abrechnung, etc. filtern kann. So stellt hellohousing sicher, dass kein Beleg vergessen wird und ermöglicht einen Vergleich über mehrere Monate/Jahre.
Ein echtes Alleinstellungsmerkmal von hellohousing ist die Belegsammlung per E-Mail. Über eine unique E-Mail-Adresse können Sie bspw. ein Foto eines Belegs direkt in das Portal hochladen. Der Beleg wird automatisch in der Sammlung abgelegt; fehlende Angaben (z.B. die Umlage für die Betriebskostenabrechnung) konnten wir dann im Nachhinein per Hand ergänzen.
Dokumente müssen generell im JPG- oder PDF-Format daherkommen. Der Speicherplatz ist nicht begrenzt; einzelne Dateien dürfen jedoch 5 MB nicht überschreiten. Dateien mit hunderten Seiten können Sie so zwar nicht sichern, für die meisten Anwendungsfälle sollte der Speicher allerdings ausreichen. Diese Einschränkungen können Sie auch ganz einfach umgehen, indem Sie z.B. PDF-Dokumente vor dem Upload in zwei Dateien splitten.
Abgesehen davon beschränkt sich hellohousing auch in der Dokumentenverwaltung auf seine Kernfeatures wie die Belegverwaltung. Es gibt keine Möglichkeit, Verträge (z.B. Mietverträge) zu verwalten oder Vorlagen (z.B. Kündigungen, Mahnungen) auszudrucken. Mietzahlungen werden direkt in der Mieter:innenübersicht eingetragen. Das Tool von objego hat einen ähnlichen Fokus, hilft Ihnen aber auch beim Verwalten von Verträgen.