Das CLM-Tool (Contract Lifecycle Management) fynk hat es sich zur Aufgabe gemacht, digitale Unterschriften zu “revolutionieren”. 2022 in Wien gegründet, erobert das innovative Tool nun nach und nach den kompletten DACH-Markt.

fynk möchte eine Revolution für digitale Signaturen auslösen. Mal schauen, ob das klappt!

Screenshot: trusted.de

Quelle: fynk.com

Was an der geplanten Revolution dran ist und wie fynk dich bei deinen Vertrags- und Signatur-Prozessen unterstützen kann, erfährst du in meinem übersichtlichen Produktüberblick:

fynk ist nicht nur eine Software für elektronische Signaturen, sondern auch und vor allem eine voll ausgestattete Vertragsmanagement-Software. Neben digitalen Unterschriften gehören also die Vertragsverwaltung und Erstellung zu den Kernfunktionen des Tools. Dafür stellt fynk dir Dokumentendatenbank und -archiv in der Cloud zur Verfügung.

fynk ist eine umfassende Vertragsmanagement-Lösung mit Online-Dokumentendatenbank und -archiv

Screenshot: trusted.de

Quelle: fynk.com

Vertragsunterlagen (als PDF) kannst du entweder von deiner lokalen Festplatte in fynk hochladen, oder direkt in der Oberfläche von fynk erstellen – “from scratch” oder aus selbstgebastelten Vorlagen.

Je nach Preispaket kannst du zwischen 50 und unbegrenzt viele aktive Dokumente mit fynk verwalten. Speicherplatz und Archiv sind in allen Preispaketen unbegrenzt. Mehr zu den einzelnen Tarifen erfährst du unter “Vertrag & Kosten”.

Zu den Highlights des Dokumentenmanagements in fynk gehören die sehr umfassende Verwaltung von Daten und Metadaten, die einfache Erstellung von neuen Vertragsunterlagen sowie die starke KI-Unterstützung, mit deren Hilfe Unterlagen schon beim Hochladen ausgelesen, automatisch analysiert und auf Wunsch für dich zusammengefasst werden.

Verträge und andere Dokumente lassen sich direkt in fynk im integrierten Vertragseditor erstellen

Screenshot: trusted.de

Quelle: fynk.com

Bleiben wir also beim Thema “Digitale Signatur”. Zunächst die Basics:

Mit fynk erstellst du grundsätzlich alle Signaturtypen, die in der eIDAS-Verordnung festgelegt sind, also “Einfache Elektronische Signaturen” (EES oder SES), “Fortgeschrittene Elektronische Signaturen” (FES oder AES) sowie “Qualifizierte Elektronische Signaturen” (QES).

Einen Signaturprozess in Gang zu setzen ist dabei ganz einfach: Du öffnest das zu unterzeichnende Dokument, fügst für alle Parteien bzw. Unterzeichner:innen einen “Signaturblock” hinzu, ziehst diesen per einfachstem Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle im Dokument und verschickst anschließend die Signaturaufforderung per E-Mail.

Signaturfelder auf Dokumenten einzufügen klappt einfach und schnell per Drag-and-Drop

Screenshot: trusted.de

Quelle: fynk.com

Das alles geht in fynk schnell, einfach, übersichtlich und mit ein paar wenigen Klicks. Schade finde ich nur, dass es abgesehen von der E-Mail keine weiteren Möglichkeiten gibt, Unterzeichner:innen zur Unterschrift aufzufordern, beispielsweise per Link oder per QR-Code.

An anderer Stelle glänzt fynk dafür mit den wichtigsten Funktionen und Features. So kannst du mit nur wenigen Klicks mehrere Personen gleichzeitig zum Unterzeichnen auffordern, eine gewünschte Unterschriftenreihenfolge festlegen und bestimmen, welches “Sicherheitslevel” – also EES, FES oder QES – deine Signatur haben soll.

Die Unterschrift selbst erfolgt dann entweder handschriftlich (auf einem Touchscreen), getippt, gezeichnet (mit der Maus) oder in Form eines hochgeladenen Logos. Die Art und Weise, wie unterzeichnet werden soll, können alle Unterzeichner:innen selbst festlegen.

Unterschreiben kannst du in fynk auf verschiedene Arten, aber immer einfach, schnell und intuitiv

Screenshot: trusted.de

Quelle: fynk.com

Haben alle unterschrieben, landet der Vertrag als fälschungssicheres PDF-Dokument wieder in deiner Datenbank. Fertig.

Sehr schön: Auf Wunsch lassen sich alle automatischen Nachrichten aus fynk (zum Beispiel Einladungen zu Unterschriften an externe Unterzeichner:innen) automatisch ins Englische übersetzen. Gut für international agierende Unternehmen!

Die Verwaltung von Dokumenten und Unterschriften in fynk ist dank der übersichtlichen Oberfläche und der einfachen Bedienung stets klar und verständlich.

Auf deinem persönlichen Dashboard hast du alle aktuellen Prozesse immer im Blick

Screenshot: trusted.de

Quelle: fynk.com

In deinem persönlichen Dashboard hast du immer einen Überblick über alle Dokumente, die sich aktuell in der Phase “Unterschrift” befinden und über deine anstehenden Aufgaben und benötigten Unterschriften. Über die wirst du auf Wunsch auch automatisch benachrichtigt; sowohl direkt im Tool, als auch per E-Mail-Notification. So verpasst du keine Fristen.

Apropos Fristen: Besonders gelungen ist, dass du jeden deiner Verträge mit allen relevanten Infos und Fristen ausstatten kannst, die mit dem Vertrag in Zusammenhang stehen, wie Start- und Enddatum, Laufzeit, Kündigungsfristen, etc. Auch Notizen und Kommentare von Teammitgliedern können direkt am Dokument mit untergebracht werden.

Direkt während der Dokumentenerstellung kannst du Daten wie Fristen und Laufzeiten mit angeben

Screenshot: trusted.de

Quelle: fynk.com

Eine umfassende Rollen- und Rechteverwaltung für alle registrierten Benutzer:innen sorgt für die nötige Sicherheit und dafür, dass User nur diejenigen Dokumente zu Gesicht bekommen bzw. nur die Unterschriftenprozesse beeinflussen können, zu denen sie berechtigt sind.

Abhängig vom gewählten Preispaket, kannst du fynk mit bis zu 2, 5, 8 oder unbegrenzt vielen Usern gemeinsam verwenden. Mehr zu den einzelnen Tarifen unter “Vertrag & Kosten”.

Super: Auf Wunsch kannst du Verträge bereits bei der Erstellung aus einer Vorlage in fynk automatisch unterzeichnen lassen, um häufig wiederkehrende Signaturprozesse abzukürzen. Ein sinnvolles Feature, das ich bislang so noch bei keiner Signaturlösung gesehen habe.

Einfache Elektronische Signaturen (EES) mit fynk kannst du ohne Authentifizierung oder Identifikation erstellen und ablegen. Spätestens ab dem nächsthöheren Sicherheitslevel – der FES – benötigt fynk allerdings eine Authentifizierung. Für FES läuft diese per 2-Faktor-Authentifizierung ab. Erstens benötigen die Unterzeichner:innen Zugang entweder zu fynk oder zu ihrem E-Mail-Postfach, um den Signaturprozess zu starten; zweitens muss eine Handynummer angegeben werden, an die fynk dann einen entsprechenden Code zur Verifizierung sendet.

Für die Erstellung einer FES benötigen deine Unterzeichner:innen eine Verifizierung per SMS-Code

Screenshot: trusted.de

Quelle: fynk.com

Die Authentifizierung für die höchste Sicherheitsstufe – die QES – ist noch einmal komplizierter. QES benötigst du in der Regel für besonders sensible Verträge und für alle Verträge, für die der Gesetzgeber die “Schriftform” vorschreibt, wie z.B. Befristete Arbeitsverträge, Kündigungen, Mietverträge, etc.

Die Identifikation der Unterzeichner:innen erfolgt in diesem Fall per VideoIdent-Verfahren. Dafür benötigen alle unterzeichnenden Personen ein Smartphone, ihren Personalausweis und einige Minuten Zeit, um sich zu verifizieren. Für diese Art der Authentifizierung arbeitet fynk mit diversen europäischen Vertrauensdiensteanbietern zusammen. Mit welchem genau, das ist abhängig vom jeweiligen Land.

Für Deutschland sind das zum Beispiel die D-TRUST mit ihrem Dienst Sign-me oder der aus Litauen stammende VDA ZealID. Für Compliance mit der eIDAS-Verordnung und der Datenschutzgrundverordnung ist damit gesorgt.

Wie viel kostet fynk?

Die Vertragsmanagement- und Signaturlösung fynk kostet zwischen 69 €/Monat und 379 €/Monat, abhängig davon, wie viele aktive Dokumente du damit verwalten willst und/oder wie viele User die Software gleichzeitig nutzen sollen. Für große Unternehmen/Enterprises steht mit der Version “Pro” ein individuelles Paket mit Preis auf Anfrage zur Verfügung.

In Sachen Laufzeit hast du die Wahl aus einem flexiblen monatlichen und einem günstigeren jährlichen Abo.

Ein Blick auf das übersichtliche Pricing von fynk – hier im Monatstarif

Screenshot: trusted.de

Quelle: fynk.com

Nett: Anders als die meisten anderen Signaturlösungen versteckt fynk in den teureren Preispaketen nicht zwangsläufig mehr Funktionen und Features. So sind zum Beispiel auch die sicheren FES und QES schon im kleinsten Tarif “Essential” möglich. Stattdessen unterscheiden sich die Preispakete (größtenteils) nur durch die Anzahl der zu verwaltenden Dokumente und der aktiven User:

Davon abgesehen wartet “Growth” noch mit einem benutzerdefiniertem Branding der Plattform in der eigenen CI auf und “Advanced” erlaubt es, die registrierten User noch einmal in unterschiedliche Parteien zu unterteilen.

“Pro” hingegen ist als Enterprise-Paket mit einigen zusätzlichen Extras in Sachen Compliance und Support ausgestattet. Hier bekommst du z.B. einen persönlichen Customer Success Manager an die Seite gestellt, genießt priorisierten Support, ein geführtes Onboarding und Unterstützung bei der Einrichtung, Schulungen für dein Team und mehr.

Aufgepasst: EES und FES erstellst du mit fynk grundsätzlich ohne zusätzliche Kosten. Brauchst du allerdings Top-Sicherheit durch eine QES, können diese – so der Anbieter auf seiner Preispage – mit zusätzlichen Kosten verbunden sein – je nach Land und je nach Vertrauensdiensteanbieter. Die Preise pro QES liegen zwischen 15 Cent und 5 €; für weitere Informationen dazu wendest du dich am besten direkt an fynk.

fynk lässt sich kostenlos bis zu 14 Tage lang testen.

In Sachen Sicherheit gibt sich der österreichische Anbieter keine Blöße und glänzt sowohl mit einem deutschen Serverstandort (in Frankfurt a. Main), als auch mit vollständiger eIDAS- und DSGVO-Konformität.

Das von AWS betriebene Rechenzentrum ist nach ISO 27001 für IT-Sicherheit zertifiziert und garantiert zu 99 % der Zeit verfügbar (so der Anbieter).

Daten von Kund:innen werden von fynk nicht an Dritte weitergegeben und ausschließlich verschlüsselt übertragen. Zum Einsatz kommt der Bankenstandard 256-Bit AES.

Persönlichen Kundensupport leistet fynk generell schriftlich; entweder per Live-Chat, den du direkt aus dem Tool heraus öffnen und starten kannst, oder per Support-E-Mail. Eine Telefon-Hotline oder Service-Rufnummer gibt es (augenscheinlich) nicht. Dafür hast du – ebenfalls direkt aus dem Tool heraus – direkt Zugriff auf das ausführliche Helpcenter, das dich bei vielen alltäglichen Handgriffen unterstützt und erste Fragen von Einsteiger:innen beantwortet.

Kontakt mit dem Support-Team nimmst du per Chat direkt aus der fynk-Oberfläche auf

Screenshot: trusted.de

Quelle: fynk.com

Ebenfalls nett ist die geführte virtuelle Tour von fynk, die dich beim ersten Start der Software an die Hand nimmt und dir die Möglichkeiten der Plattform vorstellt.

Eine digitale Führung durch das Tool erwartet dich beim ersten Öffnen deines Dashboards

Screenshot: trusted.de

Quelle: fynk.com