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Test
Beste Kostenlose Zeiterfassung 2024 » 23 Anbieter im Vergleich
Die Erfüllung der Zeiterfassungspflicht sprengt Ihr Budget? Das muss nicht sein! trusted hat die 5 besten Tools ausgiebig in der Praxis getestet und verrät Ihnen, mit welchem Anbieter Ihnen die Zeiterfassung kostenlos gelingt! Jetzt vergleichen und sparen:
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Mit der Einführung einer Zeiterfassungs-Software sind Sie nicht nur auf der (rechts-)sicheren Seite und sparen sich ein hohes Bußgeld. Entsprechende Tools bringen eine ganze Menge Vorteile mit; die Optimierung der Arbeitszeit, eine genauere Rechnungsstellung für Ihre Kund:innen oder die exakte Lohnabrechnung sind nur ein paar davon. Gerade Freelancer:innen, Selbstständigen oder kleinen Teams fehlt aber häufig das nötige Kleingeld für eine teure Software.
Glücklicherweise gibt es einige Tools am Markt, mit denen die Zeiterfassung kostenlos gelingt. Doch wie eingeschränkt sind die kostenlosen Tarife? trusted hat die 5 besten Anbieter auf Herz und Nieren überprüft – darunter Clockodo, timr, Clockify und Co. Wie weit Sie mit den Gratisangeboten kommen und wann sich ein Upgrade auf die Premium-Tarife lohnt, erfahren Sie jetzt auf trusted.de:
Was ist ein kostenloses Zeiterfassungssystem?
Zeiterfassungstools müssen nicht immer teuer sein – oder überhaupt etwas kosten! Mit einigen Anbietern haben Arbeitgeber die Möglichkeit, Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen schon zum Nulltarif zu erfassen. Der Funktionsumfang ist dann allerdings mehr oder weniger stark eingeschränkt; je nach Anbieter in Sachen Funktionsumfang oder in der Userzahl. Für kleine Teams, Einzelkämpfer:innen oder Freelancer:innen kann sich die Freeware aber bereits lohnen und ein günstiger Einstieg sein.
Das Wichtigste in Kürze
Test: trusted hat sich für diese Testreihe 5 kostenlose Tools für die Arbeits- und Projektzeiterfassung genauer angesehen. Testkriterien waren der Funktionsumfang im kostenlosen Tarif sowie Themen wie Datenschutz und Sicherheit.
Testsieger: In diesem Vergleich der besten kostenlosen Zeiterfassungs-Software macht Clockodo das Rennen. Obwohl das Tool nur für maximal 1 User kostenlos ist, kann es durch seinen Funktionsumfang und seine Benutzerfreundlichkeit glänzen.
Fazit: trusted Empfehlungen
1
Clockodo
4.3
1,3
Testnote
Sehr gut
Nutzen Sie die praktische Stoppuhr, um Zeiten zu tracken oder geben Sie diese später im Kontextfeld ein
Clockodo belegt den ersten Platz auf dem Siegertreppchen im aktuellen Vergleich zurecht. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche benötigen Sie kein langes Onboarding und auch der Funktionsumfang – der zumindest für Freelancer:innen groß und ausreichend ist – kann sich sehen lassen. Die zahlreichen Anbindungsmöglichkeiten an Rechnungs-Tools runden die Freeware sauber ab. Eine Teamverwaltung wäre noch das i-Tüpfelchen gewesen.
Welche Leistungen/Features enthält das kostenlose Clockodo?
Der kostenlose Tarif “Freelancer” richtet sich nicht nur dem Namen nach an Einzelunternehmer:innen. Hier greifen Sie auf alle Funktionen der Projektzeiterfassung zu und verwalten Budgets, Ihre Stundensätze, Kund:innen, Fahrtkosten und vieles mehr. Ihre Zeiten erfassen Sie manuell oder per Stoppuhr, sogar in der mobilen App. Im Vergleich absolut einzigartig: Mit Clockodo erstellte Berichte können Sie sogar digital signieren lassen.
Wie eingeschränkt ist die kostenlose Version von Clockodo?
Clockodo bietet im kostenlosen Tarif alle Basics, die es für Freelancer:innen braucht. Wenn Sie allerdings nach einer Möglichkeit suchen, um die Arbeitszeiten Ihrer Angestellten zu erfassen, kommen Sie mit der Freeware leider nicht weit. Während des Tests ist uns außerdem ein Schönheitsfehler aufgefallen, den es nur in der Gratis-Version gibt – das Clockodo-Branding auf exportierten Berichten. Das ist aber nur ein kleines Manko.
Wann ist ein Upgrade auf die Bezahlversion sinnvoll und wie viel kostet Clockodo?
Zu einem Einstiegspreis von 3,80 € pro User steht Ihnen die gesamte Welt der Arbeitszeiterfassung mit Clockodo offen. Ab dem Premium-Tarif nehmen Sie die Zeiterfassung im Team vor und greifen auf die Funktionen der Urlaubsverwaltung zu. Gelungen ist auch die umfangreiche Verwaltung von individuellen Arbeitszeitvorschriften, etwa für Azubis, Teilzeitkräfte oder andere (flexible) Arbeitszeitmodelle. Wenn Sie zusätzlich Projektzeiten erfassen möchten, müssen Sie mit 9 € pro Monat und User rechnen.
Das aus Österreich stammende Zeiterfassungs-Tool timr bietet Ihnen ebenfalls einen kostenlosen Tarif. Der ist im Vergleich zum Testsieger allerdings stärker eingeschränkt, denn Free-User können immer nur eine der Funktionen Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung und Fahrtenbuch gleichzeitig nutzen und nur einmal pro Tag zwischen den Anwendungen wechseln. Eine eher ungewöhnliche Vorgehensweise! Erst mit dem Upgrade auf Premium schalten Sie alle Funktionen gleichzeitig frei.
Welche Leistungen/Features enthält das kostenlose timr?
Der kostenlose Tarif von timr kommt mit Funktionen für die Arbeits- und Projektzeiterfassung sowie mit einem Fahrtenbuch. Pluspunkte gibt es für die mobile App, mit der Sie Zeiten oder Ihren Kilometerstand auch von unterwegs aus kostenlos erfassen – das klappt nicht nur bei Smartphones mit Android- und iOS-Betriebssystemen, sondern auch bei Usern von Windows-Phones.
Wie eingeschränkt ist die kostenlose Version von timr?
Das kostenlose timr nutzen Sie nur als Einzelperson und (wie oben erwähnt) immer nur mit einem der Funktionsbereiche. Dabei haben Sie entweder Zugriff auf die Arbeitszeiterfassung (mit maximal zwei Arbeitszeitarten), die Projektzeiterfassung (mit maximal 5 Projekten) oder das Fahrtenbuch (für maximal 1 Fahrzeug und ohne Bericht für das Finanzamt.
Wann ist ein Upgrade auf die Bezahlversion sinnvoll und wie viel kostet timr?
timr ist ab einem Preis von 7,20 € pro User bei jährlicher Zahlung erhältlich. Damit ist das Tool zwar teurer als beispielsweise Clockodo im kleinsten Tarif, enthält aber mehr Funktionen. So greifen Sie auf die uneingeschränkte Arbeitszeiterfassung inklusive Urlaubsverwaltung zu, legen unbegrenzt viele Projekte an und erstellen nun auch finanzamtkonforme Berichte. Der Premium-Tarif ist vor allem für mobile Teams einen Blick wert.
Clockify ist eine Software für die Projektzeiterfassung mit Sitz und Serverstandort in Amerika. Unsere Arbeitszeiten konnten wir damit nur umständlich erfassen, das klappte nur über ein “Arbeitszeit”-Projekt. Während die Arbeitszeiterfassung bei Tools wie Clockodo oder timr unkomplizierter verläuft, bringt Clockify einen klaren Vorteil gegenüber den anderen Anbietern mit: Sie verwalten unbegrenzt viele User sogar im kostenlosen Tarif. Top!
Welche Leistungen/Features enthält das kostenlose Clockify?
Mit dem kostenfreien Clockify legen Sie nicht nur unendlich viele User, sondern auch genauso viele Projekte und Kund:innen an. Ein großes Plus für dezentrale Projekt-Teams ist die enthaltene Teamverwaltung, die mit einem integrierten Team-Chat kommt. Letzteres gibt es im aktuellen Vergleich bei keinem anderen Tool, schon gar nicht kostenlos. Bei der Optimierung Ihrer Arbeitszeit unterstützen Sie umfassende Reportings.
Wie eingeschränkt ist die kostenlose Version von Clockify?
Clockify kann bereits im kostenlosen Tarif mit einem großen Funktionsumfang punkten. Im direkten Vergleich zu Clockodo ist uns aber aufgefallen, dass Clockify über keine Möglichkeit zur Ausgabenverwaltung verfügt. Ihr Budget planen Sie erst gegen Aufpreis effizient. Das größere Problem ist allerdings, dass Sie individuelle Arbeitszeitkontingente nur mit einem Upgrade einrichten. Diese Funktion hätte die Teamverwaltung optimal ergänzt!
Wann ist ein Upgrade auf die Bezahlversion sinnvoll und wie viel kostet Clockify?
Wenn Sie Clockify nur für die Erfassung von Projektzeiten und zur Auswertung der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeiten Ihrer Teammitglieder nutzen möchten, ist das Tool eine klare Empfehlung. Wünschen Sie dagegen mehr Details sowie individuelle Einstellungen, kommen Sie um den Bezahl-Tarif nicht herum. Hier starten Sie bei 3,99 $ (umgerechnet: 3,79 €) im Jahres-Abo.
Preis ab (Premium) 10,80 $ (10,20 €) pro User/Monat
Harvest ist ebenfalls eine Software für die Projektzeiterfassung und hat seinen Sitz in Amerika. Da das Tool keine eigene Arbeitszeiterfassung enthält, mussten wir dieses Problem mit ein paar Workarounds umgehen – was schließlich gut geklappt hat. Ein besonderes Merkmal von Harvest ist der große Funktionsumfang des kostenlosen Tarifs. Schade ist nur, dass es das Tool nur auf Englisch gibt.
Welche Leistungen/Features enthält das kostenlose Harvest?
Das Besondere an Harvest ist, dass Sie im kostenlosen Tarif die gleichen Funktionen erhalten, wie in der Premium-Version. Zum Beispiel legen Sie Projekte an, planen Ihr Budget, erfassen Ihre Arbeitszeit per Smartphone-, Desktop- und Web-App, erstellen Rechnungen und einiges mehr. Dank der über 50 Integrationen und der hauseigenen REST-API lässt sich das Tool problemlos in Ihre Systemlandschaft integrieren.
Wie eingeschränkt ist die kostenlose Version von Harvest?
Sie nutzen zwar den vollen Funktionsumfang schon im kostenlosen Tarif, dafür ist dieser lediglich auf einen User begrenzt. Damit ist Harvest augenscheinlich eine gute Wahl für Freelancer:innen – wären da nicht auch noch die Projektbegrenzungen. Mit lediglich zwei Projekten, die Sie im kostenlosen Tarif anlegen, unterstützt Sie das Tool nur bei einem sehr geringen Projektaufkommen. Im Vergleich zeigen Clockodo und Clockify, wie es besser geht.
Wann ist ein Upgrade auf die Bezahlversion sinnvoll und wie viel kostet Harvest?
Der “Free”-Tarif ist eine gute Wahl für Solo-Selbstständige und Freelancer:innen, die zunächst wenige Kund:innen betreuen. Wenn Sie sich noch unsicher sind, ob Harvest das richtige Tool für Sie ist, können Sie sich mit Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse für die 30-tägige Testversion anmelden. Sobald Ihr Team oder Ihre Projektzahl wächst, sollten Sie auf den “Pro” für 10,20 € pro User pro Monat umsteigen.
Preis ab (Premium) 14 $ (13,26 €) pro Monat/2 User
So wie Clockify und Harvest stammt auch Hubstaff aus Amerika. Der Anbieter aus Übersee konnte bei uns mit seiner modernen und aufgeräumten Benutzeroberfläche landen, hat sich aber auch ein paar Punktabzüge im Vergleich zu den anderen Tools eingehandelt. Gründe dafür sind die stark begrenzten Funktionen des kostenlosen Tarifs sowie die fehlende Übersetzung ins Deutsche.
Welche Leistungen/Features enthält das kostenlose Hubstaff Time?
Im kostenlosen Tarif von Hubstaff Time verwalten Sie nur Ihre eigenen Projektzeiten. Toll ist aber, dass Sie im Gegensatz zu Harvest unbegrenzt viele Projekte anlegen. Auch die mobile sowie die Desktop-App gehören zum Funktionsumfang dazu. Ebenfalls enthalten sind Basis-Auswertungen und ein Feature für die Lohnzahlung, mit dem Sie Löhne aufgrund der getrackten Stunden Ihrer Angestellten zahlen. Diese Funktion hat uns etwas verwundert, da wir im Test kein Team verwalten konnten. Seltsam!
Wie eingeschränkt ist die kostenlose Version von Hubstaff Time?
Die kostenlose Version von Hubstaff bietet Ihnen nur das Nötigste. So verzichten Sie beispielsweise auf zeitsparende Funktionen wie der Schichtplanung, die sogar mit einer automatischen Einstempel-Funktion kommt sowie die Rechnungserstellung und -verwaltung, Budgetplanung und vieles mehr. In Sachen Projektverwaltung bieten die anderen Tools der Testreihe für Selbstständige bzw. Freelancer:innen weit mehr, etwa Clockodo und Clockify.
Wann ist ein Upgrade auf die Bezahlversion sinnvoll und wie viel kostet Hubstaff Time?
Bevor Sie sich für einen kostenlosen oder Premium-Tarif entscheiden, können Sie Hubstaff für 14 Tage lang kostenfrei testen. In den Bezahl-Versionen geht es ab einem Preis von (umgerechnet) 13,26 € los, in diesem Preis sind aber schon zwei User inbegriffen. Dann greifen Sie auf ein paar mehr Funktionen zu, beispielsweise lediglich eine Integration und individuelle Konfigurationen.
Wenn Sie den vollen Umfang nutzen möchten – inklusive Budget- und Ausgabenverwaltung und Abwesenheitsmanagement – müssen Sie mit mindestens 18,94 € für zwei User rechnen. Möchten Sie lediglich Arbeitszeiten erfassen, sind Sie unserer Meinung nach bei anderen Anbietern besser aufgehoben; etwa Clockodo oder Clockify.
Hubstaff Time
- Gratis Zeiterfassung mit Lohnzahlung
Vergleichstabelle
Tarif
Keine Unterschiede vorhanden
Anbieter
Clockodo
timr
Clockify
Harvest
Hubstaff Time
TimeTac
ZEP
TimePunch
clockin
Shiftbase Zeiterfassung
Zeitguru
absence.io Zeiterfassung
Crewmeister
teamspace Zeiterfassung
Time Doctor
Everhour
Hours TimeLord
jacando Time
Jephi
timeBuzzer
Timely
TimeStatement
Toggl Track
Testurteil
sehr gut
1,3
Test
01/2024
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
gut
1,7
Test
01/2024
sehr gut
1,4
Test
01/2024
sehr gut
1,3
Test
01/2024
sehr gut
1,4
Test
02/2024
sehr gut
1,4
Test
01/2024
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
gut
1,8
Test
01/2024
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Nicht getestet
N/A
Test
N/A
Kundenbewertung
4.3
(454)
4.1
(1.038)
4.2
(4.004)
4.4
(2.882)
4
(2.605)
4.3
(2.817)
4
(30)
4.4
(50)
3.8
(173)
4.1
(722)
4.5
(1.553)
3.6
(844)
2
(441)
3.4
(19)
4.1
(1.046)
3.8
(4)
4.6
(13)
3
(29)
3.2
(213)
5
(2)
3.8
(5.347)
Tarif
Preis
0,00 €
/ monatlich
0,00 €
/ monatlich
0,00 €
/ monatlich
0,00 €
/ monatlich
0,00 €
/ monatlich
23,00 €
/ monatlich
1,50 €
/ monatlich
17,00 €
/ monatlich
3,99 €
/ monatlich
0,00 €
/ monatlich
49,00 €
/ monatlich
2,00 €
/ monatlich
11,90 €
/ monatlich
70,00 €
/ monatlich
6,47 €
/ monatlich
Währungsumrechnung
Ursprünglicher Preis
7,00 $
Umgerechneter Preis
6,47 €
Währungskurs
1,00 € ≙ 0,92 $
0,00 €
/ monatlich
0,00 €
/ monatlich
225,00 €
/ monatlich
5,00 €
/ monatlich
0,00 €
/ monatlich
10,17 €
/ monatlich
Währungsumrechnung
Ursprünglicher Preis
11,00 $
Umgerechneter Preis
10,17 €
Währungskurs
1,00 € ≙ 0,92 $
0,00 €
/ monatlich
0,00 €
/ monatlich
Keine Unterschiede vorhanden
Top-Features
User max
1
1
unbegrenzt
1
1
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
75
unbegrenzt
unbegrenzt
50
unbegrenzt
unbegrenzt
5
1
unbegrenzt
1
1
5
1
5
Mitarbeiter:innen max
1
unbegrenzt
unbegrenzt
0
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
75
unbegrenzt
unbegrenzt
50
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
0
2.500
0
1
unbegrenzt
0
0
Projekte max
unbegrenzt
5
unbegrenzt
2
unbegrenzt
0
Keine Angaben verfügbar
unbegrenzt
unbegrenzt
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
1
20
2
unbegrenzt
Urlaubskalender
Serverstandort(e)
Deutschland
Deutschland
USA
USA
USA
Europa
Deutschland
Deutschland
Deutschland
Niederlande
USA
Augsburg, Deutschland
Deutschland
Deutschland
Rumänien
USA
USA
Deutschland / Schweiz
Deutschland
Deutschland
Irland
Schweiz
USA
Unterstützte Plattformen
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Web-App
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
iOS
Web-App
Android
Web-App
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Web-App
iOS
Android
Web-App
iOS
Android
Windows (Client)
MacOS (Client)
Geeignet für
Freelancer/Selbstständige
Freelancer/Selbstständige
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleine Unternehmen
Mittelständische Unternehmen
Große Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Kleine Unternehmen
Freelancer/Selbstständige
Freelancer/Selbstständige
Kleinstunternehmen
Keine Unterschiede vorhanden
Vertrag & Kosten
Währung
EUR
EUR
USD
USD
USD
EUR
EUR
EUR
EUR
EUR
EUR
EUR
EUR
EUR
USD
USD
USD
EUR
EUR
EUR
USD
EUR
EUR
Zahlungsintervall
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
monatlich
Kostenlose Testphase
Dauer kostenlose Testphase
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
30 Tage
30 Tage
30 Tage
14 Tage
Keine Angaben verfügbar
14 Tage
14 Tage
14 Tage
14 Tage
14 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
30 Tage
Keine Angaben verfügbar
14 Tage
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Zahlungsmethoden
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
PayPal
Auf Rechnung
Kreditkarte
Kreditkarte
Lastschrift
Kreditkarte
Kreditkarte
Lastschrift
Lastschrift
Kreditkarte
Lastschrift
PayPal
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Lastschrift
Lastschrift
Auf Rechnung
Lastschrift
Auf Rechnung
Kreditkarte
Kreditkarte
Kreditkarte
Lastschrift
PayPal
Kreditkarte
Lastschrift
PayPal
Kreditkarte
Kreditkarte
Keine Unterschiede vorhanden
Zeiterfassung
Zeiterfassung per Stoppuhr
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die Zeiterfassung per digitaler Stoppuhr ist ein Standard der modernen Zeiterfassung. Hier starten Sie mit nur einem Klick oder Touch das Tracking und pausieren ebenso einfach für Pausen, Unterbrechungen, etc. Das bietet sich für Unternehmen an, in denen die reine Arbeitszeit ausschlaggebend ist.
Zeiterfassung per Tabelle
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Wollen Sie Zeiten auf bestimmte Kund:innen, Projekte, Aufgaben, etc. tracken, und nicht nur die reine Arbeitszeit im Blick behalten, ist die manuelle Zeiterfassung per Tabelle gut geeignet. Hier müssen Ihre Mitarbeiter:innen zwar ihre Zeiten händisch eintragen - können dafür aber schon beim Anlegen definieren, worauf die Zeiten
Zeiterfassung per App
Aufgaben/Projekte zuordnen
Budget zuordnen
Individuelle Arbeitszeitmodelle
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Nicht jedes Unternehmen pflegt ausschließlich das klassische 9-to-5-Modell bzw. die 40-Stunden-Woche. Um auch Teilzeitbeschäftigte, Azubis, bezahlte Praktikant:innen oder Volontär:innen oder Mitarbeiter:innen mit ganz eigenen Arbeitszeiten abzubilden, bieten daher viele Time-Tracking-Tools die Möglichkeit, die Soll-Stunden individuell anzupassen.
Zeitzonen
Stundenkonto
Überstundenverwaltung
Keine Unterschiede vorhanden
Berichtswesen
Standard-Berichte
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Vorgefertigte Standard-Berichte geben Ihnen einen schnellen und einfachen Überblick über die wichtigsten Zahlen und Infos, beispielsweise über die getrackten Stunden eines Monats, Fehlzeiten bestimmter Mitarbeiter:innen, etc.
Benutzerdefinierte Berichte
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Um spezielle Zahlen und Einblicke zu erhalten, bieten sich benutzerdefinierte Berichte an, die Sie beispielsweise mit individuellen Filtern und Sortierungen ausstatten können, um konkrete Zahlen zu spezifischen Situationen und Fällen zu erhalten.
Mitarbeiter-Reports
Echtzeit-Dashboard
(Vorbereitende) Gehaltsabrechnung
Keine Unterschiede vorhanden
Urlaubs- & Abwesenheitsplanung
Urlaubskalender
Abwesenheitsplaner
Genehmigungsprozess
Personaleinsatzplanung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die Personaleinsatzplanung oder Schichtplanung ist für Unternehmen interessant, die ganz oder teilweise im Schichtbetrieb arbeiten. So differenzieren Sie zwischen verschiedenen Schichten- und Dienstmodellen (wie Nachtschicht, Tagschicht, Kurz- oder Langschicht, etc.), planen Mitarbeiter:innen für die jeweiligen Zeiten ein und können Arbeitszeiten direkt auf die jeweiligen Schichten tracken.
Feiertagskalender
Keine Unterschiede vorhanden
Projektmanagement
Projektübersicht
Kanban-Board
Gantt-Diagramm
To-Do-Liste
Personenbezogene Aufgaben
Rollen- und Rechteverwaltung
Erinnerungsfunktion
Keine Unterschiede vorhanden
Rechnungsstellung
Rechnungsverwaltung
Rechnungserstellung
Automatische Projektzeitabrechnung
Import/Export (CSV, PDF)
Keine Unterschiede vorhanden
Usability
Anmeldung/Registrierung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die Anmeldung ist der erste Schritt bei der Nutzung jeder SaaS-Software. trusted hat im Test daher darauf geachtet, wie lange die Anmeldung dauert, welche Informationen dabei abgefragt werden und wie schnell Sie nach der Registrierung Zugriff auf das jeweilige Tool haben.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Benutzeroberfläche/Design
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Design und Gestaltung einer Software haben einen direkten Einfluss darauf, wie gut (und wie gerne) Sie damit arbeiten können. trusted schaut sich daher auch das Design der Nutzeroberfläche genau an und bewertet, wie modern und übersichtlich das Tool daherkommt.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Hilfestellung/Einführung
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die ersten Schritte im Tool entscheiden maßgeblich darüber, wie schnell Sie sich in die Bedienung einfinden und von dem Tool profitieren können. Die trusted-Redaktion achtet daher darauf, wie die ersten Schritte gestaltet sind und welche Hilfestellungen der Anbieter Ihnen an die Hand gibt, um sich im System zurechtzufinden und die Bedienung des Tools zu meistern.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Kleine Teams, wenig Vorwissen
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Das erste Testszenario: Kleine Teams wie z. B. in Start-ups und Selbstständige, die zum ersten Mal mit einer Zeiterfassung arbeiten.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Mittelgroße Teams, etwas Vorwissen
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Das zweite Testszenario: Mittelgroße Teams aus dem KMU-Bereich. Hier ist es wahrscheinlich, dass Vorwissen durch den Gebrauch anderer Timetracker oder dank geschulter Kolleg:innen vorhanden ist.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Große Teams, Profis
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Das dritte Testszenario: Große Agentur-Teams mit ausgebildeten Fachkräften, die genaue Vorstellungen und Anforderungen an ihre Zeiterfassungs-Software haben.
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Gesamt
5.0
nicht getestet
nicht getestet
4.9
4.8
4.0
3.8
4.0
nicht getestet
5.0
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
4.7
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
nicht getestet
Keine Unterschiede vorhanden
Sicherheit & Datenschutz
Gültige Datenschutzbestimmung
Datenschutzbeauftragter
Cookie-Hinweis
ISO 27001 Zertifikat
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Ein Zertifikat nach ISO 27001 bescheinigt einem Anbieter wichtige Sicherheitsstandards in Sachen "IT-Sicherheit". Es handelt sich um einen deutschen Standard, den nur als sicher identifizierte Produkte erhalten.
ISO 27018 Zertifikat
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Ein ISO 27018-Zertifikat bestätigt, dass der Anbieter alle notwendigen Sicherheitsstandards in Sachen "Datenschutz in der Cloud" umgesetzt hat. Eine Zertifizierung ist nicht zwangsläufig nötig, sorgt aber für zusätzliches Vertrauen.
Serverstandort(e)
Deutschland
Deutschland
USA
USA
USA
Europa
Deutschland
Deutschland
Deutschland
Niederlande
USA
Augsburg, Deutschland
Deutschland
Deutschland
Rumänien
USA
USA
Deutschland / Schweiz
Deutschland
Deutschland
Irland
Schweiz
USA
Betreiber des Rechenzentrums
Microsoft Corp.
Hetzner Online GmbH
AWS
ServerCentral Network
AWS
Hetzner Online GmbH
Globalways AG
Hetzner Online GmbH
DTS Systeme GmbH
Google Cloud Plattform
Google (Firebase)
LimeTec GmbH
Keine Angaben verfügbar
aixit (Frankfurt a. Main)
AWS
Rackspace Hosting
AWS
AWS
webhoster.de AG
IONOS
AWS
Hosttech GmbH
Google LLC
Sonstige Zertifikate/Siegel
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
ISO 27017, ISO 9001, CSA STAR CCM v3.0.1
AT-101 SOC 2
ISO 27017, ISO 9001, CSA STAR CCM v3.0.1
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
SOC-2-Zertifizierung
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
ISO 27017, ISO 9001, CSA STAR CCM v3.0.1
ISO 9001, ISO 14001, OHSYS 18001
ISO 27017, ISO 9001, CSA STAR CCM v3.0.1
ISO 27017, ISO 9001, CSA STAR CCM v3.0.1
Keine Angaben verfügbar
Keine Angaben verfügbar
ISO 27017, ISO 9001, CSA STAR CCM v3.0.1
ISO 50001, IQNet, Tier III
Keine Angaben verfügbar
SSL-Zertifikat (https://)
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Die Verbindung zum Tool erfolgt via SSL-Verschlüsselung. Diese erkennen Sie (wenn es sich beispielsweise um eine Website handelt) an der URL "https://" im Gegensatz zum früher üblichen "http://".
Datenverschlüsselung
256-Bit TLS 1.3
128-Bit TLS 1.3
128-Bit TLS 1.3
128-Bit TLS 1.3
128-Bit TLS 1.3
256-Bit TLS 1.3
256-Bit TLS 1.3
256-Bit TLS 1.3
TLS-Verschlüsselung
TLS-Verschlüsselung
128 Bit-Verschlüsselung
128-Bit TLS 1.3
128-Bit TLS 1.3
128-Bit TLS 1.3
Keine Angaben verfügbar
256-Bit TLS 1.2
128-Bit TLS 1.2
128-Bit TLS 1.3
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Deutsch
Englisch
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Unternehmensname
Clockodo GmbH
troii Software GmbH
Coing Inc.
Iridesco, LLC d/b/a Harvest
Netsoft Holdings, LLC
TimeTac GmbH
provantis IT Solutions GmbH
TimePunch KG
clockin GmbH
Shiftbase B.V.
Aplano GmbH
absence.io GmbH
ATOSS Aloud GmbH
5 POINT AG
MyStaff LLC
Everhour
Hours LLC
jacando AG
Jens Reichert und Philip Schwab Medien und Systeme GbR
timeBuzzer GmbH
Memory AS
TimeStatement AG
Toggl OÜ
Unternehmenssitz
Unna / Fürth
Braunau a. Inn, Österreich
Palo Alto, CA, USA
New York
Fishers, USA
Graz
Ditzingen, Deutschland
Lampertheim
Münster
Zoetermeer
Hamburg
München
München
Darmstadt
Las Vegas, USA
Minsk, Weißrussland
Fisco, TX, USA
Basel, Schweiz
Taucha, Deutschland
Kassel
Oslo, Norwegen
Baar, Schweiz
Tallinn, Estland
Unternehmensgründung
2017
2008
2009
2006
2012
2009
2000
2012
2018
2011
2017
2014
2014
1999
2012
2015
2015
2012
2015
2016
2013
2017
2006
Mitarbeiter
24
12
51-200
40+
60+
67
11-50
5
26
etwa 50
etwa 15
15
30
16
100+
18
6
51
2
10
45
1-10
80+
Keine Unterschiede vorhanden
Keine Unterschiede vorhanden
Keine Unterschiede vorhanden
Die besten kostenlosen Zeiterfassungstools im Test 2024
Welche sind die besten kostenlosen Zeiterfassungssysteme?
Die besten kostenlosen Zeiterfassungssysteme sind aktuell Clockodo, timr und Clockify. Alle drei liefern Ihnen die wichtigsten Basics rund um die (Projekt-)Zeiterfassung und unterstützen Sie auch unterwegs mit einer mobilen App – und das schon zum Nulltarif. Clockodo und timr punkten sogar mit einem deutschen Serverstandort, könnten ihre Nutzerbegrenzung allerdings anheben. So wären sie wie Clockify auch für Start-ups und nicht nur für Freelancer:innen geeignet.
Clockodo ist die beste kostenlose Zeiterfassung für Freelancer:innen
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockodo.com
Welche sind die besten kostenlosen Zeiterfassungssysteme aus Deutschland?
Für Unternehmen mit Sitz in Deutschland lohnt sich ein Blick auf Clockodo und timr. Sie bedienen beide Systeme mit einer unter anderem deutschsprachigen Benutzeroberfläche und auch die Server sind in Deutschland stationiert – selbst bei timr, obwohl das Tool aus Österreich stammt. So steht dem Schutz Ihrer Daten nichts im Weg.
Im kostenlosen Tarif von timr erfassen Sie lediglich zwei Arbeitszeitarten
Screenshot: trusted.de
Quelle: timr.com
Welche Funktionen/Features sind in kostenlosen Zeiterfassungstools enthalten?
Obwohl die kostenlosen Versionen von Zeiterfassungs-Softwares im Funktionsumfang stark eingeschränkt sind, liefern sie dennoch die wichtigsten Grundfunktionen. Zum Beispiel ermöglichen sie die Zeiterfassung per digitaler Stoppuhr und liefern im gleichen Zug eine mobile App mit. Darüber hinaus bieten Ihnen die Anbieter der Testreihe noch mehr Funktionen und Features:
Projektzeiterfassung
Budgetplanung
Rechnungserstellung (nur mit Harvest kostenfrei möglich)
Ausgabenverwaltung (ebenfalls kostenlos mit Harvest)
Teamverwaltung mit Kommunikations-Funktion (aktuell nur bei Clockify)
Digitales Fahrtenbuch (nur bei timr)
Grundlegende Berichte und Auswertungen
Exportfunktionen (bei Clockify und Clockodo mit Branding)
Nützliche Schnittstellen zu Lohnbuchhaltungs- und Rechnungstools
Digitale Signatur (nur bei Clockify)
Nicht nur der Funktionsumfang ist bei kostenlosen Zeiterfassungstools häufig sehr begrenzt, auch die Userzahl. Das ist für Freelancer:innen zwar weniger problematisch, für kleine Teams wie Start-ups kann das aber zur Herausforderung werden. Im aktuellen Vergleich punktet Clockify als einzige Zeiterfassungs-Lösung, die auch eine Teamverwaltung im Gepäck hat. Hier legen Sie unbegrenzt viele Teammitglieder an und kommunizieren gemeinsam im Team-Chat.
Dank einer kostenfreien Integration zu “Pumble” erhalten Sie einen kostenlosen Team-Chat bei Clockify
Screenshot: trusted.de
Quelle: clockify.me
Welche Zeiterfassungssysteme bieten eine kostenlose Testphase?
Sowohl Clockodo als auch timr, Clockify, Harvest und Hubstaff Time bieten neben einem kostenlosen Tarif auch eine umfangreichere kostenlose Testphase. Hier testen Sie alle Funktionen der Premium-Versionen für einen Zeitraum von 14 bis zu 30 Tagen, beispielsweise Harvest testen Sie 30 Tage lang kostenfrei. Dafür müssen Sie sich lediglich mit Ihrer Geschäfts-E-Mail oder Ihrem Google-Konto anmelden.
Bei timr müssen Sie sich erst für die kostenlose Testphase anmelden, bevor Sie die Free-Version nutzen
Screenshot: trusted.de
Quelle: timr.com
trusted hat sich noch mehr Tools als die eben genannten genauer angesehen, davon bieten die meisten auch eine kostenfreie Testversion – aber keinen kostenlosen Tarif. Welche Systeme das sind, erfahren Sie in unserem Test der besten Zeiterfassungssysteme auf trusted.de.
So finden Sie das passende Time-Tracking-Tool für Ihr Business
Bei der Wahl der perfekten Zeiterfassungs-Software kommt es nicht nur auf den Kostenfaktor an. In den meisten Fällen sind kostenlose Tools so stark limitiert, dass Sie lediglich als Selbstständige:r bzw. Freelancer:in davon profitieren. Hier bieten sich vor allem Tools an, die eine unbegrenzte Anzahl an Projekten liefern und Schnittstellen zu Rechnungstools im Gepäck haben. Dazu gehören im aktuellen Vergleich etwa Clockodo und Clockify. Für die Arbeit im Team sind andere Funktionen und Features ausschlaggebend:
Anzahl der integrierten User (abhängig von Ihrer Unternehmensgröße)
Individuelle Arbeitszeitmodelle (Voll-, Teil-, Gleitzeit und andere)
Zusatzfunktionen für Teams im Außendienst (GPS-Tracking, Fahrtenbuch, Apps, etc.)
Mitarbeiter-Self-Service für mehr Transparenz und eigenständige Zeiterfassung
Ein weiterer – und nicht zu unterschätzender – Aspekt ist die Usability. Nur wenn ein Zeiterfassungstool einfach und unkompliziert bedienbar ist, wird es von Ihren Angestellten gut angenommen.
Tipp der Redaktion: Nutzen Sie die kostenlosen Testphasen von verschiedenen Zeiterfassungstools gemeinsam im Team. So finden Sie am besten heraus, ob das Tool der Wahl die Bedürfnisse Ihres Teams erfüllt.
Kostenlose Basisversion vs. Kostenpflichtige Premium-Version
Der wesentliche Vorteil von kostenlosen Zeiterfassungstools liegt auf der Hand: Sie sind umsonst. Darüber hinaus bieten sie kaum mehr Funktionen als für die Projektzeiterfassung und sind lediglich auf einen User begrenzt, was für Solo-Selbstständige aber optimal ist. Verschiedene Arbeitszeitmodelle, individuelle Konfigurationen oder umfangreiche Auswertungen liefern Ihnen solche Tools zum Nulltarif allerdings nicht.
Vorteilhaft an Clockify ist, dass Sie eine unlimitierte Userzahl hinzufügen und Ihr Team sogar mithilfe von Gruppen verwalten. Außerdem haben Sie trotz geringer Einstellungsmöglichkeiten die Option, verschiedene Arbeitszeitmodelle bei Ihren Angestellten zu hinterlegen. Aber: Unterschiedliche Stundensätze pro Tag sind nicht möglich.
Es gibt aber noch weitere Vor- und Nachteile von kostenfreien Softwares für die Zeiterfassung, die wir für Sie in der nachfolgenden Übersicht zusammengetragen haben:
Vorteile
Einfache Implementierung aufgrund des geringen Funktionsumfangs
Nur wenige Lösungen bieten einen deutschen Serverstandort (z. B. timr und Clockodo)
Fehlende Exportmöglichkeiten für Berichte und “Stundenzettel”
Nur selten Backups möglich (manuell mit Clockodo)
Wenige Anbieter mit deutschsprachigem User-Interface
Wie bei jedem kostenlosen Tool bzw. Tarif ist es auch bei Time-Tracking-Freeware so, dass die Nachteile überwiegen. Mit einer Premium-Version sieht die Situation allerdings anders aus; abhängig vom Anbieter. Für einen oft geringen Einstiegspreis pro User profitieren Sie zudem von weiteren Funktionen, etwa einer integrierten Urlaubsverwaltung, einer Rollen- und Rechteverwaltung oder gar einem Fahrtenbuch, wie es bei timr der Fall ist.
Worauf kommt es bei der Wahl Ihrer Time-Tracking-Lösung an?
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Ansprüche an eine Zeiterfassungssoftware. Zum Beispiel benötigen Freelancer:innen, Agenturen oder Consultings Funktionen für die Projektzeiterfassung und Abrechnung, um Kund:innen Dienstleistungen und/oder Beratungsgespräche korrekt in Rechnung zu stellen. Komplexe KMU und Großunternehmen greifen dagegen gerne auf Teamfunktionen und passende Schnittstellen zu anderen Systemen zurück.
Freelancer:innen erstellen mit Harvest kostenlos Rechnungen
Screenshot: trusted.de
Quelle: getharvest.com
Um Sie bei der Auswahl Ihrer perfekten Zeiterfassungs-Lösung zu unterstützen, haben wir nachfolgend einige Fragen für Sie gesammelt, die Ihnen als Leitfaden im Auswahlprozess dienen können:
Wie bequem erfolgt die Zeiterfassung? (manuell oder per Stoppuhr?)
Welches Budget steht Ihnen zur Verfügung? (Freeware oder Premium-Tool?)
Lässt sich das Tool der Wahl per Schnittstelle in Ihre Systemlandschaft integrieren?
Ist eine mobile App für Ihre Außendienst-Teams verfügbar?
Sind für Sie Zusatz-Funktionen wie GPS-Tracking und Geofencing interessant?
Mit welchen Support-Leistungen unterstützt Sie der Anbieter? (Tutorials, Schulungen)
Benötigen Sie zusätzliche Hardware, etwa für stationäre Terminals?
Befindet sich der Serverstandort in Deutschland?
Wie gut werden sensible Zeiterfassungs-Daten verschlüsselt?
Sind regelmäßige Backups möglich?
Gibt es einen Self-Service für Mitarbeiter:innen?
Können Sie Ihre Organisationsstruktur und Hierarchien in dem Tool abbilden?
Welche Auswertungen lassen sich mit dem Tool erstellen?
Wie viele User können Sie mit dem Tool integrieren, gibt es eine Begrenzung?
Definieren Sie zunächst einige “Must-haves”, die Ihr Tool der Wahl unbedingt mitbringen muss. Das hilft Ihnen dabei, die riesige Auswahl der am Markt verfügbaren Systeme einzugrenzen. Anschließende Praxistests (oder die der trusted-Redaktion) Ihrer Favoriten unterstützen Sie außerdem dabei, die finale Wahl zu treffen.
Wie hat trusted kostenlose Zeiterfassungssysteme getestet?
23
Anbieter im Vergleich
5
Anbieter im Praxistest
100
Stunden Aufwand
100
Arbeitsstunden erfasst
Auf der Suche nach der besten kostenlosen Zeiterfassungssoftware hat sich trusted 5 der vielversprechendsten Tools im Praxistest ganz genau angesehen. Wichtige Testkriterien waren dabei die Usability, Zeiterfassungsmöglichkeiten (Stoppuhr, manuell, Tabelle), Funktionsumfang, Begrenzung der Nutzerzahl, Reportings und mehr. Ausschlaggebend war auch, ob die Systeme den Anforderungen an den Datenschutz entsprechen.
Welche Zeiterfassungstools gibt es noch auf dem Markt?
Unter den getesteten Tools war noch nicht das richtige für Sie dabei? trusted hat insgesamt 23 Zeiterfassungstools miteinander verglichen. Hier sehen Sie nochmal alle Anbieter im Kurzüberblick:
trusted hat im Rahmen einer Aktualisierung des Zeiterfassung kostenlos-Tests alle Anbieter erneut unter die Lupe genommen. Das Ergebnis: Die Einschätzung und Bewertung der trusted-Redaktion sind noch aktuell.
01.06.2023
Zeiterfassung kostenlos - Test
trusted hat den großen Kostenlose-Zeiterfassung-Test mit insgesamt 18 Anbietern durchgeführt und stellt Ihnen die 5 besten Angebote hier übersichtlich vor.
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Diana Meier
trusted-Expertin für HR-Software
Diana ist Redakteurin für HR-Themen bei trusted.de. Die studierte Personalmanagerin und zertifizierte Ausbilderin weiß, was es bei der Arbeitszeiterfassung zu beachten gibt. Nun testet sie die besten Zeiterfassungssysteme aus der Cloud für Sie.
Babbel Bewertungen
4.5
918.106 Bewertungen
davon sind
918.006 Bewertungen
aus 3 anderen Quellen
Bewertungsquellen
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)
203.579 Kunden bewerten auf iTunes durchschnittlich mit 4.6 von 5 Punkten (Stand: 07.03.2022)