Ich lade dich heute zu einem Abenteuer ein!

Gemeinsam betreten wir den Dschungel der Projektwelt und schlagen uns durch das Dickicht. Dafür vergessen wir erstmal billige Schlagworte wie “Effizienz”, “Teamgeist” und “Management”.

Denn zum Thema Projektmanagement-Phasen wurde bereits viel geschrieben und der Wildwuchs an Ratgebern ist gerade für Einsteiger:innen unübersichtlich und frustrierend. Das Wenigste davon ist wirklich verständlich. Stattdessen fliegen immer wieder dieselben hohlen Buzzwords durch den Raum, bis einem schwindelig wird!

Wir lichten gemeinsam das Gestrüpp und bringen etwas mehr Licht in diesen Projekt-Dschungel. Erst dann wird deutlich, was im klassischen Projektmanagement wirklich wichtig ist.

In meinem Guide stelle ich dir das 5-Phasenmodell im Projektmanagement vor und zeige dir alles zu den einzelnen Projektmanagement-Phasen. Von der ersten Idee bis hin zur erfolgreichen Umsetzung. Klare und aussagekräftige Beispiele sollen dir helfen, die Phasen zu verstehen und in deine Projektpraxis zu überführen.

Lass uns nicht warten, sondern endlich die Axt anlegen und Platz für echtes Wissen schaffen!

Die Projektphasen im Kurzüberblick

Bleiben wir noch einen Moment ganz grundlegend, bevor wir richtig durchstarten: Was sind diese Projektmanagement-Phasen und woher kommen sie eigentlich?

Das PMI – das “Project Management Institute” – teilt den Lebenszyklus eines Projekts in verschiedene Phasen ein:

• Initiierung oder Initialisierung
• Planung
• Durchführung
• Überprüfung, Überwachung, Kontrolle oder Steuerung
• Abschluss

Ein Schema der klassischen 5 Projektmanagement-Phasen

Quelle: trusted.de

Bevor wir uns alle diese Phasen genau angucken, gebe ich dir hier erstmal einen kleinen Kurzüberblick plus Definition.

Ja, ich weiß … Definitionen sind dröge und machen wir uns nichts vor: Projektmanagement an sich klingt schon nicht besonders sexy. Aber das ist eben auch eine Sache der Mentalität. Wenn dir klare Abläufe und Pläne helfen, erfolgreich(er) zu sein: so what? Und genau so sollten wir an die Sache herangehen!

Also, machen wir es schmerzfrei und so kurz und knapp wie möglich!

Wenn du wirklich überhaupt keine Lust auf graue Theorie hast oder mit dem Thema schon vertraut bist, kannst du diesen Part auch überspringen und gleich in die Praxis einsteigen. Allen anderen empfehle ich aber, sich den Kurzüberblick anzuschauen. So kommen wir dann später nicht ins Stolpern und haben eine gemeinsame Basis.

Also, lass uns durchstarten!

Normen und Standards: Abhängig von Unternehmensstruktur und der Art, Projekte zu managen, können die Projektphasen unterschiedlich benannt und gewichtet sein. Mit der DIN 69001 gibt es einen prominenten Vertreter für Projektmanagement-Standards aus Deutschland. Das Projekt Management Institute (PMI) verwendet hingegen den PMBOK-Standard. Im Wesentlichen unterscheiden sich die Definitionen aber nur leicht.

Die 5 Phasen des Projektmanagements

Damit haben wir jetzt einen groben Abriss der 5 Projektmanagement-Phasen gesehen.

Aber Ziel meines Guides soll ja sein, dass du genau weißt, was in den einzelnen Phasen konkret zu tun ist und wie du dieses Wissen auf dein nächstes Projekt übertragen kannst.

Deshalb lassen wir Theorie mal Theorie sein und schauen uns zusammen an, was das in der Praxis bedeutet!

Phase 1: Die Initiierung bzw. der Projektstart

Jedes Projekt startet mit der Initiierung. Das kann beispielsweise eine Produkt-Idee sein, die umgesetzt werden soll. Oder deine Kund:innen beauftragen dich mit der Durchführung einer Maßnahme.

Vor der Projektplanung liegt die Entwicklung und Konzeption der Projektidee

Quelle: trusted.de

Damit ein Projekt nicht bereits in der Startphase strauchelt, ist eine akkurate Projektvorbereitung wichtig. Was für Aufgaben auf dich zukommen und worauf du während der Startphase besonders Wert legen solltest, zeige ich dir hier:

Welche Aufgaben kommen in der Initiierung auf dich zu?

Die Initiierung ist sowas wie die Grundsteinlegung. In dieser Phase schaffst du also ein solides und tragfähiges Fundament für deine spätere Projektarbeit.

Die Kernaufgaben in dieser Phase lassen sich recht simpel zusammenfassen:

• Projektziel (Was soll durch das Projekt erreicht werden?)
• Kosten-Nutzen-Analyse (Lohnt sich das Projekt überhaupt?)
• Projektumfang (Wie lange dauert das Projekt (grob)?)
• Team- und Ressourcenplanung (Was brauche ich dafür?)
• Risikoanalyse (Was könnte das Projekt gefährden?)

Gut, wirst du nun sagen. Aber was mache ich, wenn ich diese Fragen beantwortet habe?

Doof gesagt: Schreib’s auf ein Blatt Papier! Im Prinzip kannst du hier alle möglichen Hilfsmittel nutzen, von Excel über Worddokumente, Whiteboards usw., und so eine “Projektcharta” erstellen.

Spätestens in umfangreichen Projekten könntest du Probleme mit der Ordnung deiner Dateien, Aufgabenboards und Paper bekommen. Meine persönliche Empfehlung ist daher immer ein professionelles Projektmanagement-Tool. Das unterstützt dich nicht nur während der Planung, sondern hilft dir im gesamten Projektverlauf. So kannst du deine Aufgaben in übersichtlichen Taskboards anlegen, mit deinem Team kommunizieren, Kommentare hinterlassen, Zeiten tracken und mehr.

Wie läuft die Initiierung ab?

Damit aus einer Projektidee ein erfolgreiches Projekt werden kann, musst du dich gründlich vorbereiten. Daher gebe ich dir hier noch einmal einen genauen Überblick über den Ablauf der Projektinitiierung:

Egal ob mit Machbarkeitsstudie, Kosten-Nutzen-Analyse oder einer Markt- und Verbraucherumfrage: Dein Projekt sollte einen konkreten Nutzen erfüllen und auch tatsächlich umsetzbar sein. Du kannst dir den Aufwand einer genauen Projektplanung sparen, wenn dein Projekt keinen Nutzen oder wirtschaftlichen Mehrwert liefert.

Denn schließlich gibt es immer auch einen wirtschaftlichen Faktor: Deine Arbeit muss sich auch lohnen!

Eine Machbarkeitsstudie (veraltet auch Projektstudie) ist ein wichtiges Instrument, um festzustellen, ob und wie ein Projektvorhaben umgesetzt werden kann. Die Durchführung einer solchen Analyse sollte spätestens mit der Planungsphase abgeschlossen sein. Eine noch offene Machbarkeitsstudie kann in der Durchführungsphase zu massiven Problemen oder gar einem kompletten Projektabbruch führen!

Bei internen Projekten benötigst du außerdem in vielen Unternehmen noch eine spezielle Freigabe deines Projektes.

Was ist das Ergebnis der Initiierung?

Am Ende der Initiierungsphase steht nicht nur dein Projektziel fest, sondern du hast ein komplettes Projektteam und erste Entwürfe für einen Budget- und Ressourcenplan auf dem Tisch. Ebenso hast du eine Vorstellung von möglichen Risiken und hast bereits Strategien entwickelt, wie du mit bestimmten Problemen umgehen möchtest.

Damit sind jetzt alle Voraussetzungen für den Übergang in die Planungsphase gegeben.

Beispiel: So sieht der Projektstart in der Praxis aus

Stellen wir uns die fiktive Veranstaltungsagentur trusted Events vor.

Das Unternehmen organisiert Firmenfeiern und größere Events. Im Frühjahr kommt ein erfolgreicher Mittelständler auf die Agentur zu und beauftragt sie mit der Planung und Durchführung des alljährlichen Sommerfests. Dieses Mal feiert die Firma gleichzeitig sein 30-jähriges Bestehen. Die Party soll also größer ausfallen als sonst.

Die Ziele des Projektes sind klar und auch das Budget wurde bereits freigegeben. Weil die Agentur nur aus wenigen Mitarbeiter:innen besteht, wird das gesamte Team für die Herausforderung benötigt. Für diesen Zeitraum werden außerdem keine anderen Projekte angenommen. Mit diesen Voraussetzungen kann sich das Team nun fokussiert an die Initiierung der 30-Jahrfeier setzen.

Alle wichtigen Eckpunkte – wie Ziele, nötige Ressourcen und Co. – werden auf einer Projektcharta festgehalten:

Eine Projektcharta für unser Beispielprojekt der fiktiven Eventfirma

Screenshot: trusted.de

Quelle: monday.com

Meine Tipps für die Projekt-Initiierung: Visionen sind schön und gut, taugen aber nicht wirklich als Arbeitsgrundlage. Deshalb achte in der Initiierung deines Projektes darauf, dass du eine klare Vorstellung davon entwickelst, wo du eigentlich hin willst. Halte die definierten Ziele fest und entwickel dann dein Projekt drumherum.

Phase 2: Die Planung des Projekts

Ist das Projekt bewilligt und abgesegnet, startet mit der zweiten Phase die eigentliche Projektplanung. Die sieht ungefähr so aus:

Kein Projekt sollte ohne eine saubere Planung starten

Quelle: trusted.de

Welche Aufgaben umfasst die Projektplanung?

• Projektdaten (Fixe Start- und Endtermine bzw. Deadlines für dein Projekt)
• Projektform (Wie soll das Projekt durchgeführt werden (z.B. klassisch oder agil)?)
• Ablaufplan (Klare Roadmap und erste Aufgaben, die verteilt werden)
• Meilensteine (“Etappenziele” auf dem Weg zum endgültigen Projektziel)
• Kommunikationsplanung (Wie viele Meetings sollen stattfinden und wie?)
• Risikomanagement (Welche Gegenmaßnahmen gibt es für identifizierte Risiken?)

Wenn die Initiierung das Fundament ist, ziehst du während der Projektplanung die tragenden Wände und ziehst die Balken ein, die die spätere Struktur deines Projekts bestimmen. Oder anders ausgedrückt: Die Projektplanung macht dein Projekt konkret.

Statt einer Idee legst du zum Beispiel klare Ziele und Aufgaben fest. Statt grober Abläufe entwickelst du eine definierte Abfolge von Prozessen. In dieser Phase gehts also an das Eingemachte! Damit wird dein Projekt greifbar und du hast vor allem eine feste Vorstellung davon, was wirklich auf dich zukommt!

Dazu gehört auch die Budgetplanung, also eine Kostenaufstellung mit sämtlichen Kostenpunkten, die während des Projektes anfallen werden. Wie das genau abläuft, erfährst du jetzt:

Wie läuft die Projektplanung ab?

Mit Beginn der Projektplanung steht dein Projektziel fest und du weißt, dass dein Projekt einen Nutzen erzielt. Gut!

Jetzt gehts ans Feintuning. Du erstellst einen konkreten Ablaufplan und teilst die Arbeitspakete sinnvoll in deinem Team auf. Wichtige Meilensteine geben dabei den nötigen Überblick über Etappenziele.

Bei zeitlich sehr begrenzten Projekten sind Meilensteine nicht unbedingt hilfreich - je länger dein Projekt dauert, desto wichtiger werden sie aber!

Alleine mit der Aufteilung von Aufgaben und einer Zeitplanung ist es aber nicht getan. Es gibt noch einige weitere Bereiche, die deine volle Aufmerksamkeit fordern. Schauen wir uns das einmal im Detail an:

All diese Punkte sollten geklärt sein, damit du im Fall der Fälle nicht mit heruntergelassen Hosen dastehst, sondern sofort richtig reagieren kannst.

Was ist das Ergebnis der Projektplanung?

Mit dem Abschluss der Projektplanung hast du die ersten Hürden gemeistert und einen fertigen Ablaufplan für dein Projekt auf dem Tisch. Dazu gehört nicht nur ein Aufgabenplan mit Zeitauslastung, sondern auch eine exakte Kostenaufstellung mit sämtlichen Ausgaben.

Mögliche Risiken hast du im Blick und bist mit einem Notfallplan in der Schublade auf verschiedene Szenarien vorbereitet. Außerdem hast du dich mit deinem Team auf eine Kommunikationsstrategie geeinigt und Ansprechpartner für einzelne Bereiche ernannt.

Glückwunsch! Dein Projekt kann jetzt in die heiße Phase starten!

Beispiel: So sieht die Projektplanung in der Praxis aus

Der Termin für die Firmenfeier ist vorgegeben und das Agenturteam rechnet insgesamt mit einer rund 4-wöchigen Planungsphase. Das Team ist eingeübt und erstellt anhand der Erfahrungen einen klaren Ablaufplan mit Abhängigkeiten einzelner Aufgaben – z.B. als Gantt-Diagramm wie hier:

So könnte ein Ablaufplan für ein Projekt einer Eventagentur aussehen

Screenshot: trusted.de

Quelle: monday.com;

Zunächst geht es an die Suche einer passenden Location. Zusammen mit der Auftragsfirma wird dann ein Favorit festgelegt und die Sicherheitsvorkehrungen besprochen. In weiteren Schritten werden Catering, Musik und Unterhaltung geplant. Hierfür erstellt das Team bereits eine Kostenplanung, damit die Budgetgrenze eingehalten wird.

Außerdem überlegt das Team, welche Vorkehrungen getroffen werden sollen, für den Fall, dass schlechtes Wetter die Nutzung des Außenbereichs der Location verhindert. Auch an mögliche Risiken wird also gedacht!

Meine Tipps für die Planungsphase: Arbeite konkrete Pläne aus! Ganz gleich ob für Aufgaben, Termine oder Fristen. Außerdem ist es ratsam, einen Kommunikationsplan aufzustellen und sich für verschiedene Eventualitäten zu wappnen. Was machst du beispielsweise, wenn ein wichtiges Team-Mitglied ausfällt? Die Planung eines Projektes ist kein Selbstzweck, sondern dient der Vorbereitung!

Phase 3: Die Durchführung des Projekts

Vielleicht bist du überraschst, wie viele Aufgaben du jetzt schon erledigt hast. Dabei hat dein Projekt doch noch nicht einmal richtig begonnen.

Mit dem Projektstart beginnt dann die eigentliche Arbeit am Projekt

Quelle: trusted.de

Falsche Einstellung! Alles, was du bis hierin organisiert und erledigt hast, erleichtert dir jetzt die Arbeit in der Durchführungsphase. Es lohnt sich also, die Initiierung und Planung so sauber wie möglich zu gestalten.

Damit die Durchführungsphase genauso reibungslos abläuft, gibt es dennoch einige Dinge zu beachten:

Welche Aufgaben umfasst die Projektdurchführung?

Im Grunde ist die Durchführungsphase in der Theorie simpel beschrieben: Dein Projektteam arbeitet die Aufgabenpläne ab und navigiert sich über Meilensteine zum Ziel. Aber es kommen noch einige weitere Aufgaben auf dich und dein Team zu:

• Meetings (Regelmäßige Projektmeetings; mindestens 1x wöchentlich)
• Statusberichte (Je nach Bedarf und Projekt 1x täglich, zumindest aber wöchentlich)
• Kommunikation (Stelle sicher, dass sich alle an die vereinbarte Struktur halten)
• Aufgaben (Arbeitsfortschritte sollten jederzeit transparent und zugänglich sein)
• Stakeholder (Binde deine Kund:innen ein und halte sie auf dem Laufenden)

Wie läuft die Projektdurchführung ab?

Kein Projekt startet einfach so, weil du auf irgendeinen Knopf drückst. Immerhin hast du ja eine Projektmannschaft aufgestellt und die will schon zumindest ein wenig angeleitet werden. Ein gemeinsames Meeting zum Projektstart hat aber noch weitere Vorteile:

Als Projektmanager kommt dir noch eine weitere wichtige Aufgabe zu: die Ressourcenbereitstellung. Es ist mehr als ärgerlich, wenn einzelne Aufgaben nicht erledigt werden können, weil die dafür vorgesehen Ressourcen nicht verfügbar sind. Ein guter Projektmanager ist hier immer vorbereitet und denkt den entscheidenden Schritt voraus.

Halte dich an deine Planung – aber passe sie bei Bedarf auch an.

Was ist das Ergebnis der Projektdurchführung?

Am Ende der Ausführungsphase steht das fertige Projektziel. Alle Aufgaben sind erledigt, alle Anforderungen wurden umgesetzt. Easy, oder? Nicht ganz.

Je nach Projektziel und Branche hast du zwar alle Aufgaben erledigt, doch noch nicht das Optimum erreicht. Es kann sein, dass die Auftragsfirma neue Wünsche und Anforderungen hat. Oder ihr habt intern festgestellt, dass ihr noch einmal nachbessern wollt, weil noch Luft nach oben ist.

Genau dafür ist die Überprüfungsphase da, die sich unmittelbar an die Projektausführung anschließt.

Beispiel: So sieht der Projektdurchführung in der Praxis aus

Die Planung ist abgeschlossen und das Team macht sich an die Arbeit. Es gibt viel zu tun, aber die Aufgabenverteilung ist klar und das Team hat beschlossen, 2-Mal wöchentlich den aktuellen Stand zu besprechen.

Außerdem kümmert sich die Projektmanagerin wie besprochen um regelmäßige Updates des Projektfortschritts an die Auftragsfirma. So sind alle immer auf dem Laufenden.

Mein Tipp für die Durchführungsphase: Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation! Fast alle Probleme lassen sich lösen, wenn man informiert ist. Verzögert sich eine Aufgabe? Gibt es Schwierigkeiten bei Prozessen? Im Grunde lassen sich alle Hindernisse bewältigen - der Projektmanager muss aber Bescheid wissen. Daher ist ein regelmäßiger Austausch das A und O. Die Meetings müssen nicht lange dauern, meist reichen knackige 15 Minuten.

Phase 4: Die Überwachung bzw. Steuerung des Projekts

Vor Abschluss eines Projektes findet immer eine Überprüfungsphase statt. Sinn dieser Phase ist es, die tatsächlich erreichten Ergebnisse mit den ursprünglich festgelegten Projektzielen abzugleichen.

Vor Abschluss eines Projektes musst du die erreichten Fortschritte prüfen und kontrollieren

Quelle: trusted.de

Außerdem kannst du in dieser Phase Feedback von Kund:innen und Stakeholdern einholen, und so sicherstellen, dass deine Auftraggeber:innen zufrieden sind.

Welche Aufgaben umfasst die Projektsteuerung?

Machen wir’s kurz und schmerzlos! Wesentliche Inhalte der Überprüfungsphase sind:

• Soll/Ist-Abgleich (Stand des Projekts vs. ursprünglich festgelegte Ziele)
• Budgetprüfung (Konnte der Budgetrahmen eingehalten werden?)
• Zeitplan (Wurde der Zeitplan eingehalten? Wo kam es zu Verzögerungen?)
• Ressourcenplan (War alles da, was dein Team gebraucht hat? Warum ggf. nicht?)
• Anpassung (Überlege, wie du auf Probleme und Abweichungen reagieren kannst)

Das klingt vielleicht alles etwas sperrig, bedeutet aber im Grunde nur, dass du anhand des aktuellen Standes deine komplette Projektplanung überprüfst. Im Zentrum der Überprüfung steht dabei vor allem natürlich das eigentliche Projektziel.

Wie läuft die Projektsteuerung ab?

Weil du in der Initiierung und Planungsphase klare Erfolgskriterien für dein Projektziel definiert hast, fällt die Überprüfung gar nicht so schwer. Du vergleichst den aktuellen Stand über die vorliegenden KPIs und ziehst daraus deine Schlüsse.

Tricky wird es erst, wenn sich herausstellt, dass Stakeholder oder Kundenfirma neue Anforderungen stellen.

Dann musst du mit deinem Team Wege finden, wie sich das überarbeitete Projektziel in kürzester Zeit doch noch erreichen lässt. Und natürlich kann es auch passieren, dass dein Team ganz ohne veränderte Anforderungen das Ziel verfehlt hat. Dann gilt es, nachzujustieren und die passenden Schritte einzuleiten.

Heißt konkret: Nachbesserungen, neue Aufgaben und eine entsprechend angepasste Planung.

Stakeholder-Einbindung: Besonders dann, wenn du Projekte für eine Kundenfirma betreust, ist die Einbindung wichtig. Denn schließlich müssen am Ende die Auftrageber:innen zufrieden sein! Beziehe diese also in die Überprüfung mit ein und stelle deine Ergebnisse vor. So kannst du Feedback einholen und wenn nötig deine Projektarbeit rechtzeitig anpassen.

Das kann frustrieren, ohne Frage! Aber es ist wichtig zu verstehen, dass Optimierung und Adaption natürliche Bestandteile von Projekten sind. Wenn der letztlich erzielte Projekterfolg um so größer ausfällt, ist das eine Belohnung für den Mehraufwand und damit völlig in Ordnung.

Wovor du dich aber in Acht nehmen solltest, ist eine grenzenlose Optimierung!

Immer perfekte Ergebnisse zu erzielen, ist fast unmöglich. Und du solltest hier unbedingt auch das Aufwand-Nutzen-Verhältnis im Blick behalten. Du hast wenig gewonnen, wenn du am Ende ein für dich optimales Ergebnis erzielst, aber die Kundenfirma bereits abgesprungen ist, weil: Zu lange, zu teuer, zu spät!

Achte deshalb gerade bei Kundenprojekten darauf, dass vor allem Stakeholder und Kunden zufrieden sind, und nicht nur dein innerer Monk jubelt.

Was ist das Ergebnis der Projektsteuerung?

Am Ende der Überprüfungsphase weißt du, wo du mit deinem Projekt eigentlich stehst. Sind Stakeholder und Kund:innen zufrieden? Hast du das Projektziel erreicht?

Falls ja: Glückwunsch. In allen anderen Fällen heißt es, Ärmel hochkrempeln und die erforderlichen Änderungen umsetzen. Das ist kein Beinbruch und dient schließlich dem Zweck, ein möglichst optimales Ergebnis zu erreichen.

Ärger dich also nicht, sondern begreife die Phase der Projektsteuerung als Chance!

Beispiel: So sieht die Projektsteuerung in der Praxis aus

Die Eventplanung ist fast vollständig abgeschlossen und das Team trifft sich für eine Besprechung. Auch ein Vertreter der Auftragsfirma ist anwesend, um sich den Projektstand vorführen zu lassen. Er ist zufrieden mit der bisherigen Planung, ist aber noch nicht restlos einverstanden mit den vorbereiteten Einladungen.

Das Team macht sich noch einmal darüber her, während die Teamleitung die Mehrkosten für die Anpassungen im Auge behält.

Mein Tipp für die Überprüfungsphase: Orientiere dich bei der Analyse des Projektfortschritts an deinen Zeit- und Budgetplänen. Zahlen lügen nicht und du bekommst eine brauchbare Auswertung. Und auch das Feedback des gesamten Projektteams kann wichtige Erkenntnisse liefern. Beziehe also dein Team ein und bewertet die erreichten Ergebnisse gemeinsam.

Phase 5: Der Projektabschluss

Puh! Das war ein ganz schöner Ritt, oder? Jetzt heißt es Durchatmen und einen Gang runterschalten. Das Projekt ist nämlich fast beendet und reif für die Übergabe bzw. den Abschluss.

Mit dem Projektabschluss kommen einige weitere Aufgaben auf dich und dein Team zu

Quelle: trusted.de

Aber auch die letzten Handgriffe müssen sitzen. Hier erfährst du, worauf es im Projektabschluss besonders ankommt:

Welche Aufgaben umfasst der Projektabschluss?

Genauso wenig wie das Projekt erst mit der Durchführung startet, genauso wenig endet es einfach, sobald das Projektziel erreicht wurde. Einige letzte Aufgaben stehen nämlich noch an:

• Abschlussbericht
• Abschlussmeeting oder Retrospektive
• Konzepte und Maßnahmen zur Verbesserung von Abläufen
• Projektübergabe an Stakeholder
• Projektende und Dokumentation

Wie läuft der Projektabschluss ab?

Zentrales Ereignis der Abschlussphase ist die Übergabe des Projektes. Das ist für gewöhnlich ein Meeting, in dem das Projektteam und die Stakeholder zusammenkommen. Die Ergebnisse werden vorgestellt und schlussendlich abgenommen. That’s it! Jedenfalls fast, denn intern haben du und dein Projektteam noch weitere Aufgaben zu erledigen.

Dazu gehört die Erstellung eines Projektberichts. Hier werden Abläufe rekapituliert und dein Team hat Gelegenheit, Positives wie Negatives anzumerken. So könnt ihr gemeinsam Fehlerquellen aufdecken und als Lessons Learned Wege finden, eure Arbeit zu verbessern.

Schließlich soll das Team im nächsten Projekt nicht mit den gleichen Problemen konfrontiert sein. Dieses interne Meeting ist übrigens auch wichtig, um jedem Teammitglied Wertschätzung zu zeigen. Hier sollte jeder zu Wort kommen und einen Beitrag liefern dürfen! Deshalb ist es auch wichtig, dass der zeitliche Rahmen nicht zu eng gesteckt ist - gib deinem Team genügend Raum und Zeit, gemeinsam zu analysieren.

Was ist das Ergebnis des Projektabschlusses?

Am Ende des Projektabschlusses steht nicht nur ein erfolgreich abgewickeltes Projekt. Du und dein Team habt dazugelernt und blickt auf wichtige Erfahrungen zurück. Außerdem wurde das Projekt ausreichend dokumentiert, damit ihr auch später noch einzelne Projektschritte nachvollziehen könnt.

Zusätzlich wird das erlangte Know-how gesichert und ihr habt entscheidende Lösungswege jederzeit wieder griffbereit. Davon können dann auch andere Projektteams deines Unternehmens profitieren. Wie umfangreich die Projektdokumentation ausfällt, ist aber grundsätzlich dir überlassen. Hier gibt es kein richtig oder falsch. Eher agil arbeitende Teams halten die Dokumentation so knapp wie möglich.

Beispiel: So sieht der Projektabschluss in der Praxis aus

Die Firmenfeier ist geplant und alle Aufgaben auf der Checkliste sind abgearbeitet. Einige Sonderwünsche der Kundenfirma wurden nachträglich noch umgesetzt, sodass alle Beteiligten zufrieden sind.

Nach der Durchführung der Firmenfeier trifft sich das Agenturteam intern für den Projektabschluss. Es lässt den Ablauf des Projekts Revue passieren und analysiert Fehler und Stolpersteine. Denn: Einige Dinge sind nicht rundgelaufen. Es gab z.B. Abstimmungsschwierigkeiten für das Design der Einladungskarten, was zu Nacharbeit geführt hat.

Hier soll das Team in Zukunft besser kommunizieren, sodass Kundenwünsche bereits im Vorfeld feststehen und besser ins Team getragen werden.

Mein Tipp für den Projektabschluss: Selbst wenn ein Projekt nicht optimal verlaufen ist, solltest du als Projektmanager auch die positiven Aspekte betonen. Das motiviert dein Team für das kommende Projekt und sorgt für gute Stimmung. Das bedeutet im Umkehrschluss aber nicht, dass Verbesserungsvorschläge unter den Tisch fallen sollten. Luft nach oben gibt es schließlich (fast) immer.

Überlegung: Ist ein starres Phasenmodell das Richtige für dich?

Ein klassisches Phasenmodell bietet im Projektmanagement einige Vorteile! Du hast mehr Planungssicherheit und gehst strukturiert an dein Projekt heran.

Ob diese Vorteile zum Tragen kommen, ist aber eine ganz andere Frage und hängt von einigen Faktoren ab: Ist dein Team für ein starres Modell geeignet? Arbeitest du in einer Branche, die wenig Veränderungen unterliegt und ist das Modell daher für dich geeignet? Und vor allem: Haben sich solche durchstrukturierten Methoden in der Vergangenheit für dich bewährt?

Wenn du mit einem klassischen Modell der Projektmanagement-Phasen nicht gut zurechtkommst, solltest du andere Methoden ausprobieren. Hier findest du einen kurzen Überblick über die einzelnen Modelle mit ihren Vor- und Nachteilen:

Das einfache Modell

Das einfache oder lineare Modell habe ich dir oben beschrieben. Es beruht, wie du gesehen hast, auf einer strikten Abfolge der einzelnen Projektmanagement-Phasen. Das bedeutet, eine neue Phase startet immer erst, nachdem die vorherige abgeschlossen ist. Damit ist dieses Phasenmodell sehr statisch, bringt aber auch die größtmögliche Kontrolle über den Projektablauf.

Gleichzeitig können Teams in diesem Modell nur sehr schwer auf plötzliche Veränderungen reagieren. Deshalb tendieren heute viele Teams zu einem etwas agileren Modell.

Das parallele Modell

Das parallele oder gleichzeitige Modell versucht einiger der Nachteile des einfachen Modells abzufedern. So können hier verschiedene Projektphase gleichzeitig ablaufen. Insbesondere die Durchführung und Prüfungsphase werden in diesem Modell häufig zusammengelegt. Damit können Teams Fehler frühzeitig identifizieren und rechtzeitig Anpassungen vornehmen.

Insgesamt ist dieses Modell flexibler und reagiert weniger anfällig auf Veränderungen. Allerdings müssen Teams in einem parallelen Modell deutlich mehr untereinander kommunizieren. Das kann zu einem echten Zeit- und Nervenkiller avancieren. Für unerfahrene Teams also eher ungeeignet!

Das iterative Modell

Iterative Phasenmodelle gehören wohl zu den komplexesten Methoden im Projektmanagement. Hier arbeiten Projektteams in kurzen iterativen Arbeitszyklen (Sprints) und erstellen Teilergebnisse des Projektziels.

Jeder Sprint wird dabei einzeln abgehandelt und gesondert überprüft. Damit liefern Teams nicht nur frühzeitig Ergebnisse, sondern können jederzeit Verbesserungen und Anpassungen vornehmen. Ein großer Vorteil, wenn sich die Anforderungen oder andere Bedingungen ändern!

Nachteilig kann sich auswirken, dass iterativ arbeitende Teams in Optimierungsschleifen festhängen und keinen Projektabschluss finden. Auch sonst verlangt ein solches Modell viel Disziplin und Selbstorganisation. Definitiv nichts für Anfänger!